Folge #12 – Kommunikationsplan für das Change Management

Nachdem du die Zielgruppen und ihre jeweiligen Agenden aufgeschrieben hast, ist es wichtig zu definieren, was das Ziel deiner Botschaft ist. Was möchtest du zum Beispiel tun, überzeugen, motivieren oder erklären?

Jetzt ist es wichtig, die Art, Form und Häufigkeit der Kommunikation zu definieren und festzulegen, wer für die Kommunikation verantwortlich ist. Überlege dir, wem diese Person vertraut und wer diese Botschaft am besten vermitteln kann.Vergiss dein Ego als Change Manager, du wirst das System nicht alleine verändern. Mache stattdessen Gebrauch von den Meinungsführern innerhalb der Organisation, um die Botschaft effektiv zu vermitteln.

Klingt einfach genug, nicht wahr? Wenn du so weit kommst, solltest du eine kämpferische Chance haben, dein Ziel zu erreichen, d.h. die Beteiligten davon zu überzeugen, dir bei der Veränderung, die du erreichen willst, zu helfen.

Aber das ist nur ein Plan, und hier fängt es an, interessant zu werden.

Achte nicht nur auf das, was in der Kommunikation gesagt wird, sondern auch auf das, was nicht gesagt wird. Dies wird dir zeigen, wie die Kultur im Unternehmen aussieht und dir helfen, den Plan entsprechend anzupassen. Wenn du zum Beispiel etwas Neues und Kompliziertes in einem Raum mit 50 Leuten präsentierst und am Ende fragst, ob jemand Fragen hat, und niemand etwas fragt, dann ist das ziemlich bezeichnend für die Unternehmenskultur. Anscheinend stellen Leute vor großen Gruppen keine Fragen. Was du dann herausfinden musst, ist, in welchem Szenario oder in welcher Situation die Leute solche Fragen stellen.

Ein großer Fehler, der immer wieder passiert, ist es, Informationen zu kommunizieren, die keinen Sinn machen, zumindest an der Oberfläche, und sich nicht die Zeit zu nehmen, sie zu erklären. Wenn der Kommunikator nicht überzeugt ist und nicht einmal die Gründe für etwas erklären kann, dann wird auch das Publikum nicht überzeugt.

Wie wir in der Einleitung erwähnt haben, ist es möglich, dass die Zielgruppe deine Botschaft trotz deiner Bemühungen nicht versteht oder nicht verstehen will. Was solltest du tun? Nun, wenn diese Gruppe wichtig für Veränderungen ist, dann versuche es weiter.

Erfordert der Wandel neue Formen der Kommunikation? Wenn ja, mache transparent, was sich ändern muss. Schaffe neue Methoden und Prozesse, die diese Kommunikation möglich machen und trainiere die Menschen in dieser neuen Kommunikationsmethode. Ein Beispiel ist der Zugang zu einem Training, bei dem jeder versteht, worüber wir sprechen. Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen möchte vielleicht eine Digitalisierungsmentalität bei allen Mitarbeitern eines Unternehmens schaffen. Um dies effektiv zu tun, bieten sie Zugang zu einer Online-Lernplattform, die das Thema der Digitalisierung behandelt und erklärt. Dies trägt dazu bei, dass, wenn innerhalb eines Unternehmens über Digitalisierung gesprochen wird, jeder genau weiß, was er mit dem Wort Digitalisierung meint.

Erstelle einen Zeitplan für die gewünschten Veränderungen. Bis wann sollte die gewünschte Veränderung die neue Art sein, die Dinge hier zu tun? Teilt ihr das in Schritte auf, vielleicht sogar eine einzelne Änderung auf einmal. Die Menschen wollen eine bessere Zukunft, aber sie müssen glauben, dass sie es schaffen können, und sie müssen es auf lange Sicht tun (denk an Diäten).

Das Thema der Komfortzone eines Menschen kommt oft zur Sprache, wenn es darum geht, Änderungen vorzunehmen. Damit ein Mensch sein Verhalten ändern kann, muss er etwas tun, was außerhalb seiner Komfortzone liegt. Es ist wichtig, dass die Schritte, die mit Änderungen verbunden sind, außerhalb der Komfortzone des Mitarbeiters liegen, aber nicht zu weit außerhalb. Wenn das, was gefragt wird, zu weit außerhalb der Komfortzone des Mitarbeiters liegt, dann verlässt der Mitarbeiter die sogenannte Wachstumszone und betritt die gefürchtete Panikzone, in der der Mitarbeiter einfach überfordert ist. Dies wird in der folgenden Grafik dargestellt. Das Ziel ist es, den Mitarbeiter in die grüne Wachstumszone zu drängen, aber nicht weiter als bis hierher.